Documents commerciaux d'un tiersCopier le lien

Les documents commerciaux d'une intégration (Sellsy, Pennylane, HubSpot) sont importés en lecture seule et rattachés à la fiche du tiers dans le Répertoire : devis, bons de commande, bons de livraison, factures et avoirs, aussi bien ceux émis à un client (vente) que ceux reçus d'un fournisseur (achat). Rien n'est modifié dans l'application d'origine.

Consulter les documents d'un tiersCopier le lien

Ouvrez une personne ou une société dans Répertoire, puis l'onglet Documents (à côté de Fiche, qui garde les informations habituelles). Le nombre de documents est affiché dans l'onglet.

Chaque ligne indique la nature du document et son numéro, son sens (Vente ou Achat), sa date, son échéance, l'application d'où il vient, son montant TTC, son statut (Brouillon, Envoyé, Partiellement payé, Payé, Annulé…) et, s'il en reste, le montant restant dû. Un document supprimé dans l'application d'origine reste affiché avec le statut Supprimé à la source.

Vous ne voyez que les documents importés par un compte connecté qui vous appartient ou qui vous est partagé ; les administrateurs les voient tous. Sans document, l'onglet affiche « Aucun document commercial pour ce tiers. »

Importer les documents d'une applicationCopier le lien

Dans Intégrations, ouvrez l'application (Sellsy, Pennylane ou HubSpot), onglet Synchronisation, carte Documents commerciaux : ventes et achats. Choisissez le compte connecté s'il y en a plusieurs, puis cliquez sur Synchroniser : l'import tourne en arrière-plan et la carte affiche ensuite la date et, le cas échéant, l'erreur de la dernière synchronisation.

Lancez-la une première fois pour l'import initial, puis à la demande ; elle peut aussi devenir automatique pour toute l'application (voir ci-dessous). Chaque document arrive avec ses lignes et ses taxes ; les documents de vente arrivent aussi avec leur PDF (Sellsy ne fournit pas celui des achats). Un tiers, un article du catalogue ou une taxe absents sont créés au passage ; rien n'est supprimé. Un PDF n'est conservé en nouvelle version que si le document a changé.

Les liens entre documents sont repris : devis converti en bon de commande ou en facture, bon de livraison d'une commande, avoir d'une facture. Un lien vers un document pas encore importé apparaît à la synchronisation suivante.

Régler l'import de l'applicationCopier le lien

Dans Intégrations, ouvrez l'application, onglet Configuration : la carte Documents commerciaux : ventes et achats porte les réglages de l'import, communs à tous les comptes connectés de l'application. Un administrateur les modifie puis clique sur Enregistrer ; les autres utilisateurs les voient sans pouvoir les changer. On y choisit :

• Documents importés : les sortes de documents, en Ventes et en Achats, parmi celles que l'application fournit (au moins une). Une sorte décochée n'est plus importée ni mise à jour ; ses documents déjà importés restent consultables.
• Synchro automatique : avec Sellsy, chaque document créé, modifié ou supprimé est synchronisé aussitôt (webhooks) ; avec Pennylane et HubSpot, toutes les 15 min, les documents créés ou modifiés depuis le dernier passage sont synchronisés. Un document supprimé dans HubSpot n'est constaté qu'à la synchronisation complète suivante.
• Organisation émettrice (vente) ou destinataire (achat) : une entité légale, ou l'une de ses marques (qui emporte son entité légale), posée sur les documents importés par l'application et affichée dans le détail du document. Un changement apparaît dans l'Historique du document.
• À partir du : seuls les documents datés de ce jour ou après sont récupérés par la synchro automatique ; une synchro lancée à la main n'en tient pas compte. Champ vide : aucune limite.

Activer la synchronisation automatique, ajouter une sorte de document, changer d'organisation ou avancer la date À partir du lance une synchronisation complète de chaque compte connecté.

Un compte qui a importé des documents commerciaux en ouvre la lecture : il ne peut plus être supprimé depuis sa fiche (Supprimer est bloqué), seulement révoqué. Ses documents restent consultables.

Documents Pennylane et fusion avec SellsyCopier le lien

Depuis Pennylane arrivent les devis, les factures et avoirs clients (vente) et les factures et avoirs fournisseurs (achat), avec leurs lignes, leurs taxes, leur fichier et le taux de change vers l'euro fourni par Pennylane. Une facture issue d'un devis et un avoir client sont reliés à leur devis ou à leur facture. Pennylane ne donne pas d'adresse pour ouvrir le document dans l'outil : le bouton de la source affiche le type et l'identifiant du document sans ouvrir de lien.

Un document déjà importé depuis une autre application (par exemple une facture Sellsy reprise dans Pennylane) n'est pas dupliqué quand il est certain que c'est le même : même tiers, même nature, même sens, même numéro (sans tenir compte des majuscules, espaces et tirets), même montant TTC et même date. Pennylane devient alors une seconde source du document ; l'application qui l'a apporté en premier reste la Source maîtresse, sauf pour le paiement : le statut le plus avancé (Payé, puis Partiellement payé) l'emporte. Sinon, les deux documents restent distincts.

Documents HubSpotCopier le lien

Depuis HubSpot arrivent les devis et les factures, en vente, rattachés à la société associée au document (à défaut, au contact), avec leurs lignes, leurs taxes et leur PDF quand HubSpot en fournit un. Le bouton de la source HubSpot ouvre la page du devis ou de la facture partagée avec le client. Un devis signé est Accepté, un devis dont la date de validité est passée Expiré ; une facture annulée dans HubSpot est Annulé. HubSpot n'a pas d'avoir, ne donne pas de taux de change et ne relie pas une facture à son devis. L'article d'une ligne est retrouvé dans le catalogue par sa référence (SKU) ; s'il manque, le produit HubSpot de la ligne est importé dans le catalogue au passage, et l'historique du document le signale. Si le jeton HubSpot n'a pas accès aux devis ou aux factures, ce type est passé et l'autre s'importe quand même.

Aller plus loinCopier le lien

• Tous les documents : la liste de tous vos documents, filtrée par type, sens, statut, tiers et compte connecté.
• Le détail d'un document : en-tête, montants, lignes, fichiers, documents liés et sources.
• L'historique d'un document : ce que la synchronisation a changé, entrée par entrée.
• Une fiche de module qui prolonge un document : relier les fiches d'un module à un document commercial.
• L'onglet Synchronisations d'une fiche : ce que chaque synchronisation a créé ou modifié sur le document ou le tiers, avec un lien vers son détail.