Fiches entreprises et contacts reliées à l'annuaireCopier le lien

Un module d'entreprises ou de contacts peut prolonger l'annuaire : chacune de ses fiches est rattachée à une société ou une personne de l'annuaire, qui fait foi pour son identité (nom, SIREN, TVA, domaines, emails, adresse, sociétés d'un contact). La fiche du module ne garde que ce qui lui est propre.

Sur la ficheCopier le lien

En haut de l'onglet des données, le bloc Annuaire reprend l'identité de la société ou de la personne rattachée, en lecture seule (« Lecture seule — se modifie dans l'annuaire »). Ouvrir dans l'annuaire mène à sa fiche, où l'identité se modifie.

Les champs d'identité du module ne sont plus affichés sur la fiche tant qu'elle est rattachée : ils ne sont pas supprimés, et réapparaissent si la fiche est détachée de l'annuaire (rubrique Annuaire de la barre latérale de la fiche).

Créer une ficheCopier le lien

La création commence par le choix de sa société (Quelle société ?) ou de sa personne (Quelle personne ?) : cherchez-la dans l'annuaire et cliquez dessus, ou utilisez Créer la société dans l'annuaire / Créer la personne dans l'annuaire. La fiche reprend son identité ; les étapes suivantes ne demandent que les champs propres au module.

Depuis l'annuaireCopier le lien

Sur la fiche d'une société ou d'une personne du Répertoire, la rubrique Rattachements liste les fiches des modules qui lui sont rattachées, avec un lien vers chacune.

Dans la boîte de réception et avec l'assistantCopier le lien

Les personnes et les sociétés dont parle un fil sont reconnues par l'annuaire : une adresse email connue de l'annuaire mène à la personne ou à la société qui la porte, puis à sa fiche du module — même quand l'adresse n'est écrite que dans l'annuaire. Une adresse qui n'est plus que dans un ancien champ de la fiche ne la désigne plus. Une adresse de l'annuaire rattachée à un utilisateur est reconnue comme interne.

Le rattachement à l'annuaire est automatiqueCopier le lien

Dans l'onglet Contexte d'un fil, le badge Fiche annuaire d'une personne ou d'une société se remplit tout seul, qu'un module prolonge l'annuaire ou non — l'annuaire fait foi pour les personnes et les sociétés, et le module vient après.

• Une personne : son adresse email désigne les fiches possibles, son nom tranche. Une adresse qui n'est qu'à une seule personne de l'annuaire suffit. Sur une boîte partagée (contact@, secretariat@…) ou une adresse portée par plusieurs personnes, le rattachement n'a lieu que si le nom écrit dans l'email correspond à l'une d'elles, et à une seule.
• Une société : le domaine de ses adresses (hors messageries grand public comme gmail.com) la désigne, s'il n'est à qu'une seule société de l'annuaire ; à défaut, une adresse email écrite exactement sur une société.
• Vos collègues sont rattachés comme les autres.

Quand ces règles hésitent entre plusieurs fiches de l'annuaire — ou qu'une seule porte une boîte partagée sans que le nom corresponde —, Alex tranche : il relit l'email, sa signature et les fiches en balance, et choisit celle que l'email désigne. S'il n'en reconnaît aucune, rien n'est rattaché : mieux vaut un badge vide qu'un fil versé au dossier de quelqu'un qui n'y est pour rien.

Quand Alex ne reconnaît aucune fiche alors que plusieurs étaient possibles, le fil vous pose la question — « Qui a écrit depuis contact@… ? » —, dans l'onglet Clarification du fil, avec les fiches proposées et l'option Aucune de ces fiches. Le nom sous lequel l'email a écrit est rappelé dans la question, et chaque fiche est donnée avec sa société et ses adresses, de quoi distinguer deux homonymes.

Elle n'est posée qu'une fois par personne ou société, et seulement après qu'Alex a essayé. Votre réponse rattache la fiche, ou laisse l'objet sans fiche d'annuaire : dans les deux cas, le rattachement automatique ne reviendra plus dessus. S'il reste une question sur la fiche du module, elle est posée après celle de l'annuaire, jamais en même temps.

Vous pouvez aussi répondre sans attendre la question : le badge Fiche annuaire est vide tant que le doute reste, cliquez dessus pour choisir la fiche vous-même. Un objet déjà rattaché ne change plus tout seul ; recliquer la fiche cochée le détache.

L'assistant cherche aussi ces fiches par l'annuaire (recherche par email ou par domaine) et, en lisant une fiche rattachée, lit son identité dans l'annuaire : toutes ses adresses, ses domaines, son identifiant, son adresse postale.

Les fiches d'un module sans le réglage, ou non rattachées à l'annuaire, sont reconnues comme avant, par leurs propres champs.

Activer le réglageCopier le lien

Le réglage est désactivé par défaut. Dans Applications, ouvrez le module, puis, dans la section Annuaire, choisissez Entreprise ou Personne dans la liste Notion de l'annuaire et cliquez sur Enregistrer. La même liste propose aussi Lieu, pour les modules dont les fiches décrivent un endroit (Le lieu de l'annuaire d'un module), et Document commercial, pour celles qui suivent un devis ou une facture (Une fiche de module qui prolonge un document) : un module ne classe qu'une seule notion à la fois.

Une fois activé, le réglage liste les « Champs d'identité masqués sur une fiche rattachée » : ceux que le module reconnaît comme nom, identifiant, TVA, site web, email, adresse… Choisir Aucune, ou une autre notion, rend aux fiches leur affichage habituel.

Pour aller plus loinCopier le lien

• Les types de l'annuaire : ce que l'annuaire appelle une personne, une société, un lieu, un document commercial… et ce qu'un module peut en classer.