Les types de l'annuaire
L'annuaire est le point de rendez-vous de tout ce que votre organisation connaît : les tiers, les lieux, ce qui se passe, ce qui s'échange. Chaque entrée y a un type, et ce type est le même partout — sur une fiche de module, sur un objet repéré dans un fil, dans une recherche. Il n'y a pas d'un côté le vocabulaire de l'annuaire et de l'autre celui des modules : une seule notion de type, celle de cette page.
Les huit types
| Type | Ce que c'est | Exemples | Ce que ce n'est pas |
|---|---|---|---|
| Personne | Un individu | Un client, un salarié, un contact chez un fournisseur | Un service (« Comptabilité ») : c'est une société, ou rien |
| Société | Une personne morale ou une entité organisée | Un client, un fournisseur, une association, une collectivité | Une marque ou une gamme de produits |
| Lieu | Un endroit, désigné par une adresse ou une position | Un siège, un chantier, une salle, un entrepôt | Un bâtiment loué, suivi comme un actif : c'est un bien |
| Événement | Ce qui se tient à une date | Un salon, une réunion, une formation, un chantier | Une tâche confiée à quelqu'un : c'est une intervention |
| Intervention | Une action réalisée ou à réaliser par quelqu'un | « Jean monte le stand lundi », une visite, un dépannage | Ce qu'on attend sans savoir qui le fait : c'est un jalon |
| Jalon | Un livrable attendu, une échéance | « Le devis signé pour le 12 », une date butoir de dossier | Une action déjà confiée à une personne : c'est une intervention |
| Document commercial | Ce qui s'échange et qui chiffre | Devis, commande, bon de livraison, facture, avoir, reçu | Un contrat ou une convocation : ce sont des documents, mais pas des documents commerciaux |
| Bien | Un objet physique ou un actif | Un véhicule, un logement, une machine, un équipement | Une convocation, un contrat : des documents, pas des biens |
Deux repères quand l'hésitation porte sur un document :
- un document qui chiffre un échange commercial est un document commercial ;
- les autres documents (contrat, convocation, attestation) ne sont pas encore un type à part : ils restent des pièces jointes et des fichiers, rattachés à ce dont ils parlent.
Et quand l'hésitation porte sur un bien : un bien est quelque chose qu'on possède, qu'on loue ou qu'on entretient. Le papier qui en parle n'est pas le bien.
Intervention ou jalon ?
C'est la distinction la plus utile, et celle qui remplace l'ancienne idée fourre-tout d'« activité » :
- Intervention — quelqu'un fait quelque chose. Il y a un acteur : « Jean monte le stand », « l'équipe pose la fibre jeudi ». La question est qui, et quand ?
- Jalon — quelque chose est attendu pour une date. Il y a une échéance et un livrable, pas forcément un acteur : « le devis signé pour le 12 », « le dossier complet avant la commission ». La question est quoi, et pour quand ?
Une même affaire porte souvent les deux : le jalon dit ce qui est attendu, les interventions disent qui s'en charge.
Et un module ?
Dans Applications, la section Annuaire d'un module dit ce que classent ses fiches : la liste Notion de l'annuaire propose les types de cette page — Entreprise (une société), Personne, Lieu, Événement, Actif (un bien), Document commercial, Jalon et Intervention. Sous la liste apparaît ce qui compose la notion choisie : le champ adresse d'un lieu, les champs d'un événement ou d'une intervention, les champs d'identité d'une entreprise ou d'une personne.
Elle remplace l'ancienne Catégorie du module. Les catégories Activité, Ligne actif / transaction et Ressource, sans équivalent dans l'annuaire, ont disparu : un module qui en portait une est à reclasser.
Pour déclarer que les fiches d'un module sont des événements ou des interventions, voir Les événements et les interventions d'un module.
Pour aller plus loin
- Les objets repérés dans un fil : l'onglet Contexte d'un fil, rangé par ces mêmes types.
- Les lieux de l'annuaire : l'onglet Lieux, filtré par origine et par rôle.
- Documents commerciaux d'un tiers : les factures importées d'une intégration, sur la fiche du tiers.
- Le planning et les échéances d'une personne ou d'une société : ses interventions, les événements dont elle est le client et leurs jalons.