Les objets repérés dans un fil
Chaque email reçu est lu à son arrivée : ce dont il parle entre dans le contexte du fil, une liste d'objets tenue à jour d'un email à l'autre. Un même interlocuteur cité sous deux graphies n'y figure qu'une fois.
Ouvrez un fil, puis l'onglet Contexte : les objets y sont rangés par type.
Les types
Les types sont ceux de l'annuaire, les mêmes partout dans le produit :
| Onglet | Ce qu'on y trouve |
|---|---|
| Personnes | Les individus dont le fil parle, à commencer par l'expéditeur |
| Sociétés | Sociétés, administrations, associations, collectivités |
| Lieux | Un siège, un chantier, une salle, une adresse |
| Événements | Ce qui se tient à une date : réunion, audience, salon, formation |
| Interventions | Une action réalisée ou à réaliser par quelqu'un |
| Jalons | Un livrable attendu, une échéance |
| Documents commerciaux | Devis, commande, bon de livraison, facture, avoir, reçu |
| Biens | Un objet physique ou un actif, et les documents qui n'ont rien de commercial (contrat, convocation, attestation) — ces derniers ne sont jamais réclamés |
| Faits | Le reste — une demande, une information, une décision. Un fait ne devient jamais une fiche : il dit quelque chose d'un autre objet |
Le détail de chaque type, avec ses contre-exemples, est sur la page Les types de l'annuaire.
L'onglet Tous réunit tout, avec le nombre d'objets de chaque type ; un type sans objet n'a pas d'onglet. Tant qu'aucun email n'a été analysé, l'onglet affiche « Aucun objet n'a encore été extrait des emails de ce fil. »
Ce que porte un objet
Chaque carte montre le titre de l'objet, ses attributs (« Email », « Date », « Montant TTC »…), les faits qui le concernent et ses liens avec les autres objets du fil — « travaille chez », « se tient à ». Un document commercial affiche aussi la pièce de gestion commerciale qu'il est, et celles qu'il cite.
Le pied de la carte d'un document commercial dit son sens : Achat quand un fournisseur vous l'adresse (sa facture, son devis), Vente quand c'est vous qui l'émettez pour un client. Le sens est lu dans le document quand il le montre ; sinon il se déduit de l'expéditeur de l'email qui le porte — une adresse extérieure à votre organisation donne un achat, une adresse interne une vente. Tant que rien ne permet de le dire, le badge affiche Sens à préciser. Cliquez sur le badge pour choisir Achat ou Vente : votre choix n'est plus remplacé par l'analyse des emails suivants.
Quand l'objet doit devenir une fiche, la carte dit où il en est : fiche rattachée, module ou type de fiche à choisir, création à valider.
Les fichiers qui renseignent un objet
Un fichier du fil — pièce jointe ou lien partagé — n'est pas un objet à part : c'est une source. La carte liste tous les fichiers d'où l'objet vient, dans l'ordre où ils sont arrivés ; chacun s'ouvre dans un nouvel onglet. Un même fichier renseigne souvent plusieurs objets (le devis, la société qui l'émet, son échéance), et un objet se nourrit parfois de plusieurs fichiers (le devis, puis son avenant). Un document seulement mentionné n'a aucune source tant que son fichier n'est pas arrivé.
Seul un document commercial est réclamé quand son fichier manque : c'est lui qu'une attente Récupérer « … » fait chercher (voir Le plan du fil). Un bien, lui, est une chose qu'on possède : le papier qui en parle le renseigne, il ne le remplace pas.
L'historique d'un objet
Dépliez une carte : sous ses liens, Historique retrace ce qui est arrivé à cet objet depuis qu'il a été repéré, du plus ancien au plus récent, chaque ligne datée.
On y lit, selon ce qui s'est passé : Extrait (son entrée dans le contexte), Mis à jour, Devient le document commercial quand il change de type, Rattaché à l'annuaire suivi du nom de la fiche, l'issue de son rattachement à une fiche (« Fiche rattachée », « Plusieurs fiches possibles »…), Fichier reçu ou Fichier annoncé pour un document.
Quand un document annoncé derrière un lien n'a pas pu être téléchargé, la ligne Fichier non récupéré dit pourquoi — « le lien ne mène plus à rien (il a sans doute expiré) », « le lien demande une authentification » — et le document est alors demandé par une carte du fil (voir Le plan du fil).
Chaque ligne dit aussi d'où elle vient, quand c'est connu : le fichier qui l'a causée — son nom s'ouvre dans un nouvel onglet — et l'email qui le portait (« D'après « … » »). Un moment appliqué depuis un chat de clarification n'affiche ni fichier ni email : il ne vient pas d'un message reçu. Les moments d'avant cette mise en place n'ont pas de provenance : elle se remplit à partir des changements suivants.
C'est le pendant, objet par objet, de ce que la conversation raconte email par email : une même ligne de temps, vue depuis l'objet plutôt que depuis l'analyse. Les objets repérés avant la mise en place de l'historique n'ont pas de section Historique : elle se remplit à leur prochain changement.
Dans la conversation
Dans le chat du fil, chaque analyse d'email se replie sous une ligne qui compte ce qu'elle a trouvé — « 2 personnes, 1 société, 1 document commercial » — au plus trois types, le reste compté en « autres ». Dépliez-la pour voir les objets créés ou modifiés, et les liens ouverts ou fermés.
Pour aller plus loin
- Les types de l'annuaire : le vocabulaire commun — définitions, exemples et contre-exemples.
- Le plan du fil — annuaire et documents : ce que le fil fait des personnes et des sociétés repérées, et des documents annoncés sans être joints.