Le plan du fil — annuaire et documents à récupérer
Dans l'onglet Plan d'un fil, deux sortes d'étapes s'ajoutent d'elles-mêmes, sans attendre le planificateur. Elles démarrent aussi d'elles-mêmes : un fil qui n'avait pas de plan en reçoit un, déjà en cours, et un plan encore en brouillon est lancé. Un plan terminé reprend quand un nouvel email en apporte ; un plan en pause ou arrêté le reste, et un plan arrêté ne reçoit plus d'étape Annuaire.
Annuaire
Quand un objet typé du fil — une personne, une société, un lieu, un bien, un événement, une intervention, un document commercial, un jalon — n'est pas encore lié à l'annuaire, une étape Annuaire est ajoutée en première position. Tant qu'elle n'est pas passée, aucune autre étape du plan ne démarre.
Elle ne demande rien : chaque objet est cherché une fois dans l'annuaire, sociétés et personnes d'abord, puis lieux, biens, événements et interventions.
- Une seule entrée lui correspond : l'objet y est lié.
- Aucune ne lui correspond, et ce qui l'identifie suffit — une adresse email et un nom complet pour une personne, un domaine ou un SIREN pour une société, une adresse complète pour un lieu… — : son entrée est créée. Un nom seul ne suffit jamais ; un jalon n'est jamais créé ainsi, un document commercial seulement quand c'est une facture d'achat (voir ci-dessous).
- Plusieurs entrées lui correspondent : la question entre au plan, posée dans une discussion du fil (voir Discussions internes), et votre réponse lie l'objet.
L'étape affiche ensuite ce qu'elle a fait, groupé par issue : Liés (avec l'entrée de l'annuaire), Créés, À trancher dans une discussion du fil et Sans entrée, chaque objet suivi de sa raison. Quand rien n'a été lié ni créé, elle l'indique : « Rien de lié ni de créé. »
Une facture d'achat reçue par email — un document commercial au sens Achat — dont aucun document commercial ne porte encore le numéro est ajoutée aux documents commerciaux, avec son PDF, quand la société qui l'émet est dans le fil et liée à l'annuaire. Sa date et son montant TTC doivent se lire, et ses montants HT, TVA et TTC s'additionner : sinon rien n'est créé, et la raison s'affiche sous Sans entrée. Si la société est marquée fournisseur, la facture est créée directement ; sinon la question entre au plan, posée dans une discussion du fil : « … est-il un fournisseur ? Intégrer sa facture … aux documents commerciaux ? ». Répondre Oui marque la société comme fournisseur et crée la facture ; Non la laisse de côté. Quand la synchronisation des achats de votre outil de gestion importe ensuite la même facture (même fournisseur, même numéro), elle complète celle-ci au lieu d'en créer une seconde.
Les entrées liées passent ensuite à l'Arbitrage, qui décide de leurs fiches (voir Le plan du fil — fiches et alimentation).
Documents à récupérer
Une étape Récupération — « Récupérer « … » » — entre au plan, confiée au responsable du fil quand il en a un, quand un email :
- annonce un document commercial (devis, bon de commande, facture, avoir…) sans le joindre — un dépôt sur OneDrive, sur un espace partenaire… ;
- ou le partage par un lien de téléchargement qui expire (WeTransfer…).
Les autres documents (contrat, convocation, attestation) ne sont pas réclamés : quand leur fichier arrive, il renseigne l'objet dont il parle (voir Les objets repérés dans un fil).
Quand l'email dit jusqu'à quand le lien marche, cette date devient son Échéance ; sans date d'expiration, l'étape n'en a pas.
Le document est d'abord cherché tout seul
L'étape part d'elle-même, sans attendre que le plan soit lancé :
- le lien mène directement au document : il est téléchargé ;
- le lien mène à une page de téléchargement (WeTransfer, Dropbox…) : la page est lue et ses liens suivis jusqu'au document. Un lien peut donner plusieurs fichiers : tous ceux de l'envoi sont gardés.
Les fichiers sont vérifiés avant d'être gardés
Chaque fichier obtenu — téléchargé, ou déposé sur la carte — est lu en entier et analysé : type de document, numéro, date, émetteur, montant, faits qu'il établit. Puis les fichiers sont confrontés au document attendu :
- ceux qui sont le document, ou une pièce du même envoi (annexe, conditions…), sont gardés : ils deviennent des pièces jointes du fil, qui gardent l'adresse d'où elles sortent, et des sources de l'objet ; l'étape est faite et l'historique de l'objet affiche Fichier reçu ;
- les autres sont écartés, avec la raison, notée dans le résultat de l'étape.
L'email est ensuite relu avec ses documents et leur analyse : ce qu'ils disent complète les objets du fil.
Si aucun fichier ne convient, une nouvelle carte redemande le document en disant pourquoi. Pour garder quand même un fichier, écrivez sous le dépôt pourquoi il faut le garder : il est alors gardé sans vérification.
Quand le document ne peut pas être récupéré
Un emplacement décrit en toutes lettres (« OneDrive », « l'espace du partenaire »), un lien expiré, une page qui demande de se connecter, un document trop gros (plus de 25 Mo) ou qui n'est pas un document : une carte dans le fil vous demande le document. Elle commence par la synthèse de ce qui a été tenté, puis dit où il se trouve ; déposez-y le ou les fichiers : ils sont vérifiés comme ci-dessus.
Chaque tentative — et votre dépôt — est notée dans le résultat de l'étape, avec sa date : l'historique de ce qui s'est passé reste lisible dans le Plan. L'historique de l'objet indique aussi Fichier non récupéré, avec le motif.
Pour aller plus loin
- Les types de l'annuaire : le vocabulaire commun — personne, société, lieu, événement, intervention, jalon, document commercial, bien — dont se servent les objets repérés dans un fil.