Les doublons de l'annuaireCopier le lien

Une même société ou une même personne peut être saisie plusieurs fois dans l'Annuaire : à la main, depuis un email, par une synchronisation. Deux fiches de même nature sont rapprochées quand elles ont en commun un identifiant (SIREN…), un numéro de TVA, un email, un domaine (hors messageries grand public comme gmail.com) ou un nom. Une société n'est jamais rapprochée d'une personne.

À la création d'une ficheCopier le lien

Dans Nouvelle personne ou Nouvelle société, dès que le nom, l'identifiant ou la TVA saisis ressemblent à des fiches existantes, un encadré l'indique : « Une fiche existante ressemble à celle-ci : », avec un lien vers chacune (dans un nouvel onglet) et ce qu'elles ont en commun. L'alerte ne bloque rien : « Vérifiez qu'elle n'existe pas déjà ; vous pouvez tout de même la créer. »

La page DoublonsCopier le lien

Dans la barre latérale de l'Annuaire, rubrique Administration (en bas), l'entrée Doublons liste les groupes de fiches qui se ressemblent. Seuls les administrateurs la voient. La rubrique Nature filtre les groupes : Tous, Sociétés ou Personnes.

Chaque groupe affiche ses fiches (nom, identifiant, TVA, emails, domaines, pays), avec un lien vers chacune, et, après « En commun : », ce qui les rapproche : Identifiant, TVA, Email, Domaine ou Nom. Le badge Identifiants différents signale deux sociétés du groupe dont l'identifiant ou la TVA diffèrent : vérifiez qu'il s'agit bien de la même avant de les fusionner.

Ignorer retire le groupe, après confirmation (« Ignorer ces doublons ? ») : ces fiches ne seront plus proposées comme doublons entre elles, et restent dans l'annuaire, inchangées. Fusionner ouvre la fenêtre de fusion.

Fusionner des fichesCopier le lien

La fenêtre de fusion présente une colonne par fiche, avec ce qui lui est rattaché (rattachements, fils, liens externes vers des applications).

• La fiche gardée : une fiche est proposée — d'abord celle qui est liée à une application, puis celle qui a le plus de rattachements, puis la plus ancienne. Changez-la avec le choix en tête de colonne ; les autres sont marquées « Sera supprimée ».
• Les valeurs : une ligne par champ rempli dans au moins une fiche (raison sociale, forme juridique, identifiant, TVA, civilité, prénom, nom, date de naissance, pays, statut client, fournisseur). La valeur de la fiche gardée est présélectionnée, sinon la première renseignée ; cliquez sur une autre cellule pour la garder à la place.
• Emails, domaines et adresses de toutes les fiches sont tous gardés, sans doublon.

Tout ce qui est rattaché aux autres fiches passe sur la fiche gardée : fiches des modules, fils, liens vers des applications, sociétés d'un contact et contacts d'une société. Les autres fiches sont ensuite supprimées : la fusion est irréversible.

Si la fiche gardée se retrouve liée plusieurs fois à la même application, un avertissement le signale avant la fusion : la synchronisation pourra l'écraser avec l'une ou l'autre des fiches liées, et les administrateurs en sont notifiés.

Sur la ficheCopier le lien

Quand une fiche a des doublons, un bandeau l'indique en haut de sa page : « Cette fiche ressemble à une autre fiche : », avec un lien vers chacune et ce qu'elles ont en commun. Fusionner ouvre la même fenêtre de fusion, avec la fiche et ses doublons ; Ignorer fait disparaître le bandeau. Seuls les administrateurs voient ce bandeau.