Les disponibilités d'une société ou d'une personneCopier le lien

Les absences se déclarent sur la fiche de la personne ou de la société concernée, dans l'Annuaire : onglet Disponibilités, entre Contexte et Synchronisations. Une absence confirmée en cours affiche le badge « Absent jusqu'au … » à côté du nom, en tête de la fiche comme dans la liste de l'Annuaire.

L'onglet DisponibilitésCopier le lien

Les absences y sont rangées en quatre groupes :

• À valider : les absences détectées dans un mail d'absence, en attente d'un humain (voir plus bas) ;
• En cours et À venir : les absences confirmées ;
• Historique : les absences terminées et celles qui ont été rejetées (badge « Rejetée »), de la plus récente à la plus ancienne.

Chaque absence affiche sa Raison, sa période, ses jours de répétition, son Contexte et ses Consignes. Le crayon la modifie ; Supprimer, en bas de la fenêtre, la retire après un second clic sur Confirmer la suppression.

Déclarer une absenceCopier le lien

Ajouter une absence ouvre la fenêtre Nouvelle absence : choisissez la Raison, cochez Journée entière ou non, saisissez le Début et la Fin (vide : sans fin). Répéter chaque semaine le coche les jours d'une absence qui revient chaque semaine, Jusqu'au sa dernière semaine. Le Contexte dit d'où vient l'information, les Consignes ce qu'il faut faire pendant l'absence.

Les absences détectées dans un mail d'absenceCopier le lien

Quand un message d'absence arrive dans une boîte de réception (« Réponse automatique : », « Automatic reply: », « Absence du bureau »…), l'application le rattache à la fiche de son expéditeur : la personne qui porte son adresse email, sinon la société qui porte son domaine. Si plusieurs fiches correspondent, ou aucune, rien n'est proposé.

Elle y lit la période, le contexte et les consignes (le remplaçant à contacter, par exemple), puis ajoute une absence Proposée au groupe À valider de la fiche. Sans date de retour dans le message, l'absence dure 14 jours ; un message dont l'absence est déjà terminée est ignoré. Un nouveau message dont la période chevauche une absence encore à valider de la même fiche met cette absence à jour au lieu d'en créer une seconde.

Voir le mail ouvre le message d'origine, si vous y avez accès. Confirmer range l'absence en cours ou à venir ; Rejeter l'envoie à l'historique. Ces messages d'absence ne rouvrent pas le fil auquel ils répondent et ne sont pas triés par l'IA.

Le fuseau horaire de la ficheCopier le lien

Le champ Fuseau horaire, dans la section Identité de la fiche, fixe le fuseau dans lequel se lisent ses absences : une absence « toute la journée » va de minuit à minuit dans ce fuseau, et une absence répétée revient à la même heure locale. Vide, la fiche hérite de celui de sa société principale (pour une personne), sinon de celui de l'organisation ; le champ affiche alors « Par défaut : … ».

Quand ce fuseau diffère du vôtre (celui de votre profil), l'en-tête de la fiche affiche l'heure qu'il est chez la personne ou la société, par exemple « 09:42 heure locale (America/New_York) ».

Toutes les absences de l'annuaireCopier le lien

Dans la barre latérale de l'Annuaire, section Planning, Indisponibilités affiche les absences de tout l'annuaire, confirmées ou à valider, sur une frise : une ligne par personne ou société absente, ses absences grisées avec leur raison au survol. Les boutons en haut changent d'échelle (jour, semaine, mois) et de période. Le Calendrier et le Planning n'affichent plus les absences ; le Planning signale toujours une intervention qui chevauche une absence.

Les raisons d'absenceCopier le lien

Les raisons proposées dans Raison valent pour toute l'organisation. Les administrateurs les gèrent dans Organisation → Raisons d'indisponibilité : Nouvelle raison, modification du Libellé, désactivation. Une raison Inactive n'est plus proposée.