Déclencher une enquête depuis une automatisation
Une enquête n'a pas besoin d'être envoyée à la main : une automatisation peut l'envoyer au bon moment — au démarrage d'une mission, à sa clôture, à la date anniversaire d'un contrat — et repartir quand la réponse arrive.
Les deux bouts se posent dans l'éditeur d'une automatisation, sur une version en brouillon.
L'étape qui envoie l'enquête
Ajoutez l'étape Créer un formulaire (« Collecter des informations via un formulaire ») : une fois posée, elle s'appelle Envoyer une enquête.
Son onglet Formulaire commence par le choix Template d'enquête : « L'enquête Baromètre envoyée. Sans template, l'étape envoie son propre formulaire. » Le template choisi s'affiche sous le champ, avec sa description et le lien Ouvrir dans Baromètre pour aller modifier ses questions.
Avec un template, l'étape ne porte pas de questions : elle déclenche. L'onglet Propriétés réunit ce qui change d'une exécution à l'autre :
- Fiche : la fiche sur laquelle l'enquête porte. Par défaut, celle de l'exécution.
- Destinataires : obligatoire.
- Boîte d'envoi : par défaut, celle du template.
- Attendre la réponse : actif par défaut. L'automatisation se met alors en pause jusqu'à ce que quelqu'un réponde, puis repart avec les réponses.
S'y ajoute un champ par entrée déclarée par le template : « Les entrées déclarées par ce template se renseignent dans l'onglet « Propriétés ». » Chaque valeur accepte les {{placeholders}} de l'automatisation, sorties des étapes précédentes comprises — c'est ainsi qu'on fait entrer le nom de la mission ou la date de fin dans l'objet et le message de l'enquête.
Sans template : le formulaire de l'étape
Une enquête mesure un avis ; un formulaire fait compléter des fiches à un moment du processus — le compte rendu d'une intervention, des frais, des dates à confirmer. Pour ce second usage, laissez Template d'enquête vide : « Sans template, l'étape envoie son propre formulaire : composez ses questions ci-dessous. Choisissez un template Baromètre pour envoyer une enquête à la place. »
Les questions se composent alors directement dans l'onglet Formulaire, et chacune écrit sur la fiche que vous lui désignez — y compris une fiche récupérée par une étape précédente. Les destinataires, l'objet et le message se règlent dans l'onglet Propriétés.
Si le template choisi a été supprimé, l'étape ne retombe pas sur son propre formulaire : elle échoue à l'exécution, et l'onglet le signale — « Le template choisi a été supprimé : l'étape échouera à l'exécution. Choisissez un autre template, ou videz le choix pour composer le formulaire de l'étape. »
Le déclencheur qui réagit à la réponse
Le déclencheur Réponse à une enquête démarre une automatisation quand une réponse arrive, même si c'est une autre automatisation — ou un envoi manuel — qui a posé la question. Sur le nœud, il se lit Quand une réponse à une enquête arrive.
Son seul réglage est Template d'enquête : « Ne partir que pour les réponses à ce template. Vide : toutes les enquêtes. »
Il met à disposition des étapes suivantes l'identifiant de l'enquête (Demande), celui du Template, l'adresse du Répondant et toutes les Réponses, question par question.
Lequel choisir
- L'automatisation envoie l'enquête et doit continuer avec la réponse : une étape Envoyer une enquête avec Attendre la réponse.
- L'automatisation doit réagir à des réponses qu'elle n'a pas demandées (alerter sur une mauvaise note, créer une tâche de rappel) : le déclencheur Réponse à une enquête.